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General Meeting attendance

 

The General Meeting coordinator

Our General Meetings are coordinated by Société Générale Securities Services, Service des Assemblées, BP 81236, 32 Rue du Champ de Tir, 44312 Nantes Cedex 03. The coordinator, within the frame of the organisation of the General Meeting, is the main tecnical correspondant of the shareholders and of the accredited banking or financial intermediaries holding their accounts.

 

The voting form

For any way to take part in the General Meeting, a single voting form is at your disposal and may be used to request an attendance card, to vote by post or to give proxy.

You hold registered shares

You will receive by post a convening notice at least 15 days prior to the General Meeting. It will be along with the documents required by applicable regulations and with a voting form.

You hold bearer shares

You must proceed as follows to obtain a voting form:

contact the banking or financial intermediary that holds your share account;

download the form from the Company's website, under 'Actionnaires'/'Shareholders' or 'Assemblée Générale'/'Annual General Meeting'; or

request a form directly from the General Meeting coordinator or the Company, in which case the request must be received at least six days before the date of the General Meeting, i.e. by 21 September 2011.

 

Evidencing your status as a shareholder

In order to be able to take part in the General Meeting, shareholders must prove that their shares have been registered in an account in their name or in the name of a validly registered intermediary by 00:00 (Paris time) three working days before the General Meeting, in a registered share account held for the Company by its agent, Société Générale Securities Services, or in a bearer share account held by an accredited banking or financial intermediary.

You hold registered shares

Proof of your status as a shareholder will be issued by Société Générale Securities Services, acting as holder of our registered share accounts.

You hold bearer shares

Proof that your shares have been registered in a bearer share account, as specified above, must be provided in the form of a certificate of share ownership (attestation de participation) issued by the accredited banking or financial intermediary that holds your share account and attached to the voting form or request for an attendance card (carte d'admission).

The accredited banking or financial intermediary that holds the share account will therefore be responsible for issuing proof that they are shareholders and producing a certificate of share ownership to the General Meeting coordinator (centralisateur) (Société Générale Securities Services). It is your responsibility to request for such a certificate to be issued.

 

The different ways to take part in the General Meeting

You wish to attend the General Meeting in person

You have to request an attendance card by using the voting form (shade box A "I wish to attend the shareholder's meeting and request an admission cart", date and sign).

You hold registered shares: you must request your attendance card from the General Meeting coordinator (Société Générale Securities Services) using the voting form sent to you; alternatively, you may obtain an attendance card on the day of the General Meeting by going directly to the relevant desk and producing a form of identification.

You hold bearer shares: you must ask the banking or financial intermediary that holds your share account to send you an attendance card, using (if possible) the designated voting form (see 'Availability of voting forms' below).

 

You wish to vote by post

You must complete the voting form (shade box B "I prefer to use the postal voting form or the proxy form as specified below" and box "I vote by post", and then the boxes corresponding to the draft resolutions for which you choose to vote against or abstain, date and sign).

You hold registered shares: return the voting form to the General Meeting coordinator;

You hold bearer shares: ask the banking or financial intermediary that holds your share account to return the voting form to the General Meeting coordinator, along with the certificate of share ownership referred to above.

Voting forms will only be taken into consideration if received by the Company or the General Meeting coordinator at least three calendar days before the General Meeting, i.e. by 24 September 2011.

 

You wish to vote by proxy

You may give proxy, by using the voting form:

another shareholder, their spouse or civil partner or any other natural or legal person of their choosing (shade box B "I prefer to use the postal voting form or the proxy form as specified below" and box "Je donne pouvoir à", write down the first name, name and address of your proxy, date and sign);

the Chairman of the General Meeting (shade box B "I prefer to use the postal voting form or the proxy form as specified below", and then simply date and sign your form); in this case, the Chairman will exercise the voting rights attached to their shares by voting 'for' all resolutions presented or approved by the Executive Board and 'against' all other resolutions.

 

Then, proceed as follows:

You hold registered shares: return the voting form to the General Meeting coordinator;

You hold bearer shares: ask the banking or financial intermediary that holds your share account to return the voting form to the General Meeting coordinator, along with the certificate of share ownership referred to above.

Voting forms will only be taken into consideration if received by the Company or the General Meeting coordinator at least three calendar days before the General Meeting, i.e. by 24 September 2011.

Electronic notice of the appointment or revocation of a proxy

In accordance with Article R. 225-79 of the French Commercial Code (Code de commerce), shareholders who wish to appoint a proxy may also give notice of the appointment or revocation of a proxy electronically, as specified below:

  • holders of registered shares must send an email containing an electronic signature obtained from an accredited certification body in accordance with applicable law and regulations, to investors(at)paris-orleans.com. They must indicate their first name, surname and address, their Société Générale customer ID (where their shares are administered by the issuing company) or their customer ID with their accredited banking or financial intermediary (where their shares are administered by a third party) as well as the first name, surname and address of the proxy appointed or revoked;
  • holders of bearer shares must send an email containing an electronic signature obtained from an accredited certification body in accordance with applicable law and regulations, to investors(at)paris-orleans.com. They must indicate their first name, surname and address, their full bank account details as well as the first name, surname and address of the proxy appointed or revoked, and ask the banking or financial intermediary that holds their share account to send written confirmation of the appointment or revocation of the proxy to the General Meeting coordinator.

Appointments and revocations of proxies made by email will only be taken into consideration if received and confirmed (where applicable) by the banking or financial intermediary account holder by 15:00 (Paris time) the day before the General Meeting.

Reminder of the provisions of articles L. 225-106 to L. 225-106-3 of the French Commercial Code (Code de commerce) (in French only)

Article L225-106 of the French Commercial Code (Code de commerce)

I. - Un actionnaire peut se faire représenter par un autre actionnaire, par son conjoint ou par le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité.

Il peut en outre se faire représenter par toute autre personne physique ou morale de son choix :

1° Lorsque les actions de la société sont admises aux négociations sur un marché réglementé ;

2° Lorsque les actions de la société sont admises aux négociations sur un système multilatéral de négociation qui se soumet aux dispositions législatives ou réglementaires visant à protéger les investisseurs contre les opérations d'initiés, les manipulations de cours et la diffusion de fausses informations dans les conditions prévues par le règlement général de l'Autorité des marchés financiers, figurant sur une liste arrêtée par l'autorité dans des conditions fixées par son règlement général, et que les statuts le prévoient.

II. - Le mandat ainsi que, le cas échéant, sa révocation sont écrits et communiqués à la société. Les conditions d'application du présent alinéa sont précisées par décret en Conseil d'Etat.

III. - Avant chaque réunion de l'assemblée générale des actionnaires, le président du conseil d'administration ou le directoire, selon le cas, peut organiser la consultation des actionnaires mentionnés à l'article L. 225-102 afin de leur permettre de désigner un ou plusieurs mandataires pour les représenter à l'assemblée générale conformément aux dispositions du présent article.

Cette consultation est obligatoire lorsque, les statuts ayant été modifiés en application de l'article L. 225-23 ou de l'article L. 225-71, l'assemblée générale ordinaire doit nommer au conseil d'administration ou au conseil de surveillance, selon le cas, un ou des salariés actionnaires ou membres des conseils de surveillance des fonds communs de placement d'entreprise détenant des actions de la société.

Cette consultation est également obligatoire lorsque l'assemblée générale extraordinaire doit se prononcer sur une modification des statuts en application de l'article L. 225-23 ou de l'article L. 225-71.

Les clauses contraires aux dispositions des alinéas précédents sont réputées non écrites.

Pour toute procuration d'un actionnaire sans indication de mandataire, le président de l'assemblée générale émet un vote favorable à l'adoption des projets de résolution présentés ou agréés par le conseil d'administration ou le directoire, selon le cas, et un vote défavorable à l'adoption de tous les autres projets de résolution. Pour émettre tout autre vote, l'actionnaire doit faire choix d'un mandataire qui accepte de voter dans le sens indiqué par le mandant.

Article L. 225-106-1 of the French Commercial Code (Code de commerce)

Lorsque, dans les cas prévus aux troisième et quatrième alinéas du I de l'article L. 225-106, l'actionnaire se fait représenter par une personne autre que son conjoint ou le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité, il est informé par son mandataire de tout fait lui permettant de mesurer le risque que ce dernier poursuive un intérêt autre que le sien.

Cette information porte notamment sur le fait que le mandataire ou, le cas échéant, la personne pour le compte de laquelle il agit :

1° Contrôle, au sens de l'article L. 233-3, la société dont l'assemblée est appelée à se réunir ;

2° Est membre de l'organe de gestion, d'administration ou de surveillance de cette société ou d'une personne qui la contrôle au sens de l'article L. 233-3 ;

3° Est employé par cette société ou par une personne qui la contrôle au sens de l'article L. 233-3 ;

4° Est contrôlé ou exerce l'une des fonctions mentionnées au 2° ou au 3° dans une personne ou une entité contrôlée par une personne qui contrôle la société, au sens de l'article L. 233-3.

Cette information est également délivrée lorsqu'il existe un lien familial entre le mandataire ou, le cas échéant, la personne pour le compte de laquelle il agit, et une personne physique placée dans l'une des situations énumérées aux 1° à 4°.

Lorsqu'en cours de mandat, survient l'un des faits mentionnés aux alinéas précédents, le mandataire en informe sans délai son mandant.A défaut par ce dernier de confirmation expresse du mandat, celui-ci est caduc.

La caducité du mandat est notifiée sans délai par le mandataire à la société.

Les conditions d'application du présent article sont précisées par décret en Conseil d'Etat.

Article L. 225-106-2 of the French Commercial Code (Code de commerce)

Toute personne qui procède à une sollicitation active de mandats, en proposant directement ou indirectement à un ou plusieurs actionnaires, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, de recevoir procuration pour les représenter à l'assemblée d'une société mentionnée aux troisième et quatrième alinéas de l'article L. 225-106, rend publique sa politique de vote.

Elle peut également rendre publiques ses intentions de vote sur les projets de résolution présentés à l'assemblée. Elle exerce alors, pour toute procuration reçue sans instructions de vote, un vote conforme aux intentions de vote ainsi rendues publiques.

Les conditions d'application du présent article sont précisées par décret en Conseil d'Etat.

Article L. 225-106-3 of the French Commercial Code (Code de commerce)

Le tribunal de commerce dans le ressort duquel la société a son siège social peut, à la demande du mandant et pour une durée qui ne saurait excéder trois ans, priver le mandataire du droit de participer en cette qualité à toute assemblée de la société concernée en cas de non-respect de l'obligation d'information prévue aux troisième à septième alinéas de l'article L. 225-106-1 ou des dispositions de l'article L. 225-106-2. Le tribunal peut décider la publication de cette décision aux frais du mandataire.

Le tribunal peut prononcer les mêmes sanctions à l'égard du mandataire sur demande de la société en cas de non-respect des dispositions de l'article L. 225-106-2.

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